Einrichtungshilfe fuer Kunden
Ihr E-Mail-Postfach auf dem Windows-PC einrichten
Schritt fuer Schritt zu Ihrem Microsoft 365-Postfach in Outlook, dem Anmeldeschutz mit der Authenticator-App und - falls vorhanden - einem gemeinsam genutzten Postfach.
Diese Anleitung fuehrt Sie einmal komplett durch die Einrichtung Ihres geschaeftlichen Postfachs in Outlook auf einem Windows-PC. Sie benoetigen dafuer nur Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort, das Sie von uns erhalten haben, sowie idealerweise ein Smartphone fuer den Anmeldeschutz. Rechnen Sie fuer die komplette Einrichtung mit etwa 15-20 Minuten.
Outlook starten bzw. installieren
Bei den meisten Windows-PCs ist Outlook bereits als Teil von Microsoft 365 vorinstalliert. Ist das nicht der Fall, laden Sie es einmalig ueber Ihr Microsoft-365-Konto herunter.
Pruefen, ob Outlook bereits vorhanden ist
Klicken Sie auf das Windows-Startmenue (Windows-Taste) und tippen Sie "Outlook" ein. Erscheint die App in der Liste, koennen Sie direkt mit Schritt 2 fortfahren.
Outlook herunterladen, falls nicht vorhanden
Oeffnen Sie einen Internetbrowser und gehen Sie auf www.office.com. Melden Sie sich mit Ihrer geschaeftlichen E-Mail-Adresse und dem von uns erhaltenen Passwort an.
Apps installieren
Klicken Sie oben rechts auf "Apps installieren" bzw. "Office installieren" und waehlen Sie "Microsoft 365-Apps". Der Download startet automatisch.
Installation abschliessen
Oeffnen Sie die heruntergeladene Datei und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Die Installation kann je nach Internetverbindung 10-15 Minuten dauern. Starten Sie anschliessend Outlook ueber das Startmenue.
Ihr Postfach einrichten
Beim ersten Start von Outlook richten Sie Ihr persoenliches Postfach ein.
Outlook oeffnen
Starten Sie Outlook ueber das Windows-Startmenue. Es erscheint automatisch der Einrichtungsassistent "Konto hinzufuegen".
E-Mail-Adresse eingeben
Geben Sie Ihre geschaeftliche E-Mail-Adresse ein (zum Beispiel ihr.name@ihrefirma.de) und klicken Sie auf "Verbinden".
Passwort eingeben
Sie werden zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet. Geben Sie dort das Passwort ein, das Sie von uns erhalten haben, und klicken Sie auf "Anmelden".
Neues Passwort vergeben
Da es sich um ein vorlaeufiges Passwort handelt, werden Sie direkt gebeten, ein neues, persoenliches Passwort zu vergeben. Waehlen Sie ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen, das Gross- und Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthaelt.
Anmeldeschutz einrichten
An dieser Stelle bittet Microsoft Sie in der Regel, die Authenticator-App auf einem Smartphone einzurichten. Springen Sie dazu einfach zu Abschnitt 3 dieser Anleitung und kehren Sie danach hierher zurueck.
Einrichtung abschliessen
Bestaetigen Sie die folgenden Hinweise mit "Weiter" bzw. "Fertig" und klicken Sie abschliessend auf "Outlook oeffnen". Ihr Postfach wird nun im Hintergrund synchronisiert - je nach Postfachgroesse kann dies einige Minuten dauern.
Anmeldeschutz mit der Authenticator-App
Die Microsoft-Authenticator-App bestaetigt Ihre Identitaet bei der Anmeldung zusaetzlich zum Passwort und schuetzt Ihr Postfach vor unbefugtem Zugriff. Da der Windows-PC selbst das erste Geraet ist, wird als zweiter Faktor ein separates Smartphone benoetigt.
Authenticator-App auf dem Smartphone installieren
Suchen Sie im Play Store (Android) oder App Store (iPhone) nach "Microsoft Authenticator" und installieren Sie die App auf Ihrem Smartphone.
QR-Code am PC scannen
Wenn Outlook Sie zur Einrichtung des Anmeldeschutzes auffordert, zeigt der Windows-PC einen QR-Code auf dem Bildschirm an.
Oeffnen Sie auf dem Smartphone die Authenticator-App, tippen Sie oben rechts auf das Pluszeichen, waehlen Sie "Geschaefts-, Schul- oder Uni-Konto" -> "QR-Code scannen" und richten Sie die Kamera auf den Code am Bildschirm.
Testbenachrichtigung bestaetigen
Am PC wird nun eine zweistellige Zahl angezeigt. Geben Sie diese Zahl in der Authenticator-App auf dem Smartphone ein bzw. bestaetigen Sie sie dort, um die Einrichtung abzuschliessen.
Benachrichtigungen auf dem Smartphone sicherstellen
Damit Anmeldeanfragen zuverlaessig ankommen, aktivieren Sie auf dem Smartphone die Benachrichtigungen fuer die Authenticator-App und deaktivieren Sie deren Akku-Optimierung (bei Android unter Einstellungen -> Apps -> Microsoft Authenticator).
So funktioniert die taegliche Nutzung
Bei jeder neuen Anmeldung am PC (zum Beispiel nach einem Neustart oder auf einem neuen Geraet) erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone. Tippen Sie diese an, vergleichen Sie die angezeigte Zahl mit der am PC angezeigten Zahl und bestaetigen Sie mit "Genehmigen".
Gemeinsames Postfach hinzufuegen
Nutzen Sie zusaetzlich ein gemeinsam genutztes Postfach - etwa info@ihrefirma.de - laesst sich dieses in Outlook auf dem Windows-PC ergaenzen. Voraussetzung ist, dass wir Ihnen bereits Zugriff auf dieses Postfach eingerichtet haben.
Kontoeinstellungen oeffnen
Klicken Sie in Outlook oben links auf "Datei" und anschliessend auf "Kontoeinstellungen" -> "Kontoeinstellungen".
Ihr Konto auswaehlen und aendern
Markieren Sie im sich oeffnenden Fenster Ihr persoenliches E-Mail-Konto und klicken Sie auf "Aendern".
Erweiterte Einstellungen oeffnen
Klicken Sie im folgenden Fenster auf "Weitere Einstellungen" und wechseln Sie zum Reiter "Erweitert".
Gemeinsames Postfach hinzufuegen
Klicken Sie auf "Hinzufuegen" und geben Sie die Adresse des gemeinsamen Postfachs ein (zum Beispiel info@ihrefirma.de). Bestaetigen Sie mit "OK".
Einrichtung abschliessen
Schliessen Sie die Fenster ueber "OK" bzw. "Weiter" und "Fertig stellen". Das gemeinsame Postfach erscheint nun als zusaetzlicher Ordner in der linken Navigationsleiste von Outlook, sobald Outlook neu synchronisiert hat.
Aus dem gemeinsamen Postfach senden
Klicken Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail auf das Feld "Von" (falls nicht sichtbar, aktivieren Sie es unter "Optionen" -> "Von anzeigen") und waehlen Sie dort das gemeinsame Postfach als Absender aus.
Haeufige Fragen
| Situation | Was Sie tun koennen |
|---|---|
| Die Anmeldung schlaegt fehl, obwohl das Passwort stimmt | Schliessen Sie Outlook vollstaendig, starten Sie den PC neu und versuchen Sie es erneut. |
| Die Push-Nachricht der Authenticator-App kommt nicht an | Pruefen Sie die Internetverbindung des Smartphones und deaktivieren Sie die Akku-Optimierung fuer die App in den Android-Einstellungen bzw. bei iPhone die Hintergrundaktualisierung. |
| Das gemeinsame Postfach erscheint nicht in der Ordnerliste | Klicken Sie im Menueband auf "Senden/Empfangen" -> "Alle Ordner aktualisieren", oder starten Sie Outlook neu. Pruefen Sie zudem, ob die Berechtigung bereits vergeben wurde. |
| E-Mails werden nicht synchronisiert | Pruefen Sie unten rechts in Outlook die Verbindungsanzeige. Klicken Sie auf "Senden/Empfangen" -> "Alle Ordner senden/empfangen". |
| Neues Geraet, Zugriff auf die Authenticator-App verloren | Kontaktieren Sie uns - wir setzen den Anmeldeschutz zurueck, damit Sie ihn auf einem neuen Smartphone neu einrichten koennen. |
Checkliste zum Abhaken
- Outlook gestartet bzw. ueber office.com installiert
- Postfach eingerichtet und neues Passwort vergeben
- Signatur hinterlegt
- Authenticator-App auf dem Smartphone installiert und Konto verknuepft
- Testbenachrichtigung erfolgreich bestaetigt
- Akku-Optimierung fuer die Authenticator-App auf dem Smartphone deaktiviert
- Gemeinsam genutztes Postfach hinzugefuegt (falls vorhanden)