Einrichtungshilfe fuer Kunden
Ihr E-Mail-Postfach auf dem Android-Smartphone einrichten
Schritt fuer Schritt zu Ihrem Microsoft 365-Postfach, dem Anmeldeschutz mit der Authenticator-App und - falls vorhanden - einem gemeinsam genutzten Postfach.
Diese Anleitung fuehrt Sie einmal komplett durch die Einrichtung Ihres geschaeftlichen Postfachs auf einem Android-Geraet. Sie benoetigen dafuer nur Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort, das Sie von uns erhalten haben. Rechnen Sie fuer die komplette Einrichtung mit etwa 15 Minuten.
Die Outlook-App installieren
Wir empfehlen fuer Ihr geschaeftliches Postfach die Microsoft-Outlook-App, da sie E-Mails, Kalender und Kontakte zuverlaessig zusammenfuehrt.
Play Store oeffnen
Oeffnen Sie auf Ihrem Android-Geraet den Google Play Store.
"Microsoft Outlook" suchen
Geben Sie "Microsoft Outlook" in die Suche ein. Achten Sie darauf, dass als Herausgeber "Microsoft Corporation" angegeben ist.
Installieren und oeffnen
Tippen Sie auf "Installieren" und warten Sie, bis der Download abgeschlossen ist. Oeffnen Sie anschliessend die App.
Ihr Postfach einrichten
Beim ersten Oeffnen der App richten Sie Ihr persoenliches Postfach ein.
E-Mail-Adresse eingeben
Geben Sie Ihre geschaeftliche E-Mail-Adresse ein (zum Beispiel ihr.name@ihrefirma.de) und tippen Sie auf "Weiter".
Passwort eingeben
Sie werden automatisch zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet. Geben Sie dort das Passwort ein, das Sie von uns erhalten haben.
Neues Passwort vergeben
Da es sich um ein vorlaeufiges Passwort handelt, werden Sie direkt gebeten, ein neues, persoenliches Passwort zu vergeben. Waehlen Sie ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen, das Gross- und Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthaelt.
Anmeldeschutz einrichten
An dieser Stelle bittet Microsoft Sie in der Regel, die Authenticator-App einzurichten. Springen Sie dazu einfach zu Abschnitt 3 dieser Anleitung und kehren Sie danach hierher zurueck.
Einrichtung abschliessen
Bestaetigen Sie die folgenden Hinweise mit "Weiter" bzw. "Fertig". Ihr Postfach wird nun im Hintergrund synchronisiert - je nach Postfachgroesse kann dies einige Minuten dauern.
Anmeldeschutz mit der Authenticator-App
Die Microsoft-Authenticator-App bestaetigt Ihre Identitaet bei der Anmeldung zusaetzlich zum Passwort und schuetzt Ihr Postfach vor unbefugtem Zugriff.
Authenticator-App installieren
Suchen Sie im Play Store nach "Microsoft Authenticator" und installieren Sie die App.
Konto verknuepfen
Wenn beim Postfach-Login der Hinweis zur Einrichtung erscheint, tippen Sie auf "Weiter". Je nach Geraet erscheint entweder ein QR-Code oder Sie werden direkt in die Authenticator-App weitergeleitet.
Erscheint ein QR-Code: Oeffnen Sie die Authenticator-App, tippen Sie oben rechts auf das Pluszeichen, waehlen Sie "Geschaefts-, Schul- oder Uni-Konto" und scannen Sie den Code mit der Kamera.
Testbenachrichtigung bestaetigen
Sie erhalten eine Testanfrage in der App mit einer zweistelligen Zahl. Geben Sie diese Zahl auf dem Anmeldebildschirm ein bzw. bestaetigen Sie sie in der App, um die Einrichtung abzuschliessen.
Benachrichtigungen sicherstellen
Damit Anmeldeanfragen zuverlaessig ankommen, oeffnen Sie die Android-Einstellungen -> Apps -> Microsoft Authenticator -> Benachrichtigungen, und stellen Sie sicher, dass diese aktiviert sind. Deaktivieren Sie zusaetzlich die Akku-Optimierung fuer die App.
So funktioniert die taegliche Nutzung
Bei jeder neuen Anmeldung erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung. Tippen Sie diese an, vergleichen Sie die angezeigte Zahl mit der auf dem Anmeldebildschirm und bestaetigen Sie mit "Genehmigen".
Gemeinsames Postfach hinzufuegen
Nutzen Sie zusaetzlich ein gemeinsam genutztes Postfach - etwa info@ihrefirma.de - laesst sich dieses bequem in derselben App ergaenzen. Voraussetzung ist, dass wir Ihnen bereits Zugriff auf dieses Postfach eingerichtet haben.
Konto hinzufuegen oeffnen
Tippen Sie in der Outlook-App oben links auf Ihr Profilbild und anschliessend unten links auf das Zahnrad-Symbol fuer die Einstellungen.
Gemeinsames Postfach auswaehlen
Scrollen Sie ganz nach unten und tippen Sie auf "Konto hinzufuegen" -> "Freigegebenes Postfach hinzufuegen". Ist diese Option nicht sichtbar, waehlen Sie stattdessen "E-Mail-Konto hinzufuegen" und geben die Adresse des gemeinsamen Postfachs ein.
Adresse eingeben
Geben Sie die Adresse des gemeinsamen Postfachs ein (zum Beispiel info@ihrefirma.de) und bestaetigen Sie mit "Hinzufuegen". Ein Passwort wird hierfuer in der Regel nicht benoetigt, da Ihr persoenliches Konto bereits ueber die noetige Berechtigung verfuegt.
Zwischen Postfaechern wechseln
Tippen Sie jederzeit auf Ihr Profilbild oben links, um zwischen Ihrem persoenlichen und dem gemeinsam genutzten Postfach zu wechseln.
Haeufige Fragen
| Situation | Was Sie tun koennen |
|---|---|
| Die Anmeldung schlaegt fehl, obwohl das Passwort stimmt | Schliessen Sie die App vollstaendig, starten Sie das Geraet neu und versuchen Sie es erneut. |
| Die Push-Nachricht der Authenticator-App kommt nicht an | Pruefen Sie die Internetverbindung und deaktivieren Sie die Akku-Optimierung fuer die App in den Android-Einstellungen. |
| Das gemeinsame Postfach laesst sich nicht hinzufuegen | Melden Sie sich bei uns, damit wir die Berechtigung einrichten. Nach der Einrichtung kann es bis zu einer Stunde dauern, bis der Zugriff funktioniert. |
| E-Mails werden nicht aktualisiert | Ziehen Sie im Posteingang von oben nach unten, um manuell zu aktualisieren, oder pruefen Sie Ihre WLAN-/Mobilfunkverbindung. |
| Neues Smartphone, Zugriff auf die Authenticator-App verloren | Kontaktieren Sie uns - wir setzen den Anmeldeschutz zurueck, damit Sie ihn auf dem neuen Geraet neu einrichten koennen. |
Checkliste zum Abhaken
- Outlook-App installiert
- Postfach eingerichtet und neues Passwort vergeben
- Signatur hinterlegt
- Authenticator-App installiert und Konto verknuepft
- Testbenachrichtigung erfolgreich bestaetigt
- Akku-Optimierung fuer die Authenticator-App deaktiviert
- Gemeinsam genutztes Postfach hinzugefuegt (falls vorhanden)